Metallverarbeiter MEVACO optimiert europaweites Intercompany-Geschäft mit neuem Web-ERP

Mit 135 Mitarbeitern und einem Umsatz von rund 60 Mio. Euro ist MEVACO heute der Europaweit führende Anbieter von Streckmetallen, Lochblechen, Wellengittern und geschweißten Gittern. Das Produktsortiment wird regelmäßig erweitert und umfasst Standardprodukte wie auch individuell konfigurierbare Produkte samt Zubehörteile. Über insgesamt sieben Standorte in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Frankreich, Italien, Ungarn und Polen sowie weitere Vertriebspartner in Skandinavien, Rumänien, Tschechien, Slowenien und im Baltikum erreicht MEVACO heute über 20.000 Kunden in ganz Europa.

Um die IT-Infrastrukturen der diversen europäischen Tochter- und Vertriebsgesellschaften zu konsolidieren und über eine zentrale Datenbank abzubilden, löste die Göppinger MEVACO GmbH 2015 ihr Bestands-ERP gegen das plattformunabhängige, Multi-Site-fähige und vollständig auf Webtechnologien basierende ERP-System VlexPlus der VLEXsoftware+consulting gmbh ab. Im Zuge der Umstellung wurden bei MEVACO mit der bislang separaten Betriebsdatenerfassung und Fertigungssteuerung auch bestehende Insellösungen in das ERP-System integriert. Mit der Anbindung des Magento Webshops und der Speditionsabwicklung profitiert das Unternehmen zudem von durchgängigen Prozessen und einer pflegeleichten IT-Infrastruktur zur Unterstützung der komplexen Intercompany-Prozesse.

MEVACO verfügt mit seinem Werk in Schlierbach über eine zentrale Produktion für den Direkt- und Partnerverkauf im gesamten europäischen Vertriebsgebiet.
Ausgangssituation

Heterogene Datenbankstrukturen mit hohem Pflegeaufwand

Die Anbindung der zahlreichen MEVACO Tochter- und Vertriebsgesellschaften erfolgte zwar vielerorts über das bis dato eingesetzte ERP-System. Jedoch konnten die Auslandsgesellschaften mit dem damaligen ERP nicht einheitlich über eine zentrale Datenbank, sondern lediglich über viele separate Datensilos abgebildet werden. Dies machte nicht nur die Intercompany Prozesse zur Auftragsabwicklung zwischen den einzelnen Gesellschaften unnötig aufwändig. Auch der Aufwand zur Verwaltung der unterschiedlichen Datenbanken und Datenbestände bei MEVACO wuchs stetig an, bis Geschäftsführer Stephan Geiger 2014 die Einführung einer neuen, international einsetzbaren ERP-Software auf Basis einer einheitlichen Datenbank für alle MEVACO Standorte beschloss.

„Dieser Schritt war schon länger notwendig. Die Konsolidierung unserer heterogenen Datenbankstrukturen haben wir dann auch gleich zum Anlass genommen, uns von unseren bestehenden Insellösungen im Bereich der Betriebsdatenerfassung und Fertigungssteuerung zu verabschieden, die wir künftig integriert über das neue ERP-System abbilden wollten“, so der Geschäftsführer Stephan Geiger.

Entscheidungsprozess

Technologische Aspekte und Lösungskompetenz im Fokus

Gemeinsam mit einem externen Berater wurden auf Basis eines definierten Anforderungskataloges zunächst passende Lösungsanbieter vorselektiert. Die auf der „Shortlist“ vier verbliebenen Lösungen wurden dann im Anschluss in dedizierten Workshops im Detail auf ihre Eignung hin geprüft. Während die Lösungen die Prozesse noch überwiegend über den bestehenden Standard abbilden konnten, trennte sich schließlich bei der zugrundeliegenden Technologie die Spreu vom Weizen. Mit der VLEXconsulting+software gmbh war lediglich ein Systemanbieter am Ende in der Lage, das System länderübergreifend über eine zentrale Datenbank bereit zu stellen. Die moderne Webarchitektur von „VlexPlus“, die sich besonders durch ihre Offenheit und Flexibilität auszeichnet, ließ darüber hinaus auch erwarten, dass künftige Erweiterungen und Systemanpassungen nicht nur vom Grunde her möglich, sondern auch vom Zeit- und Kostenaufwand in einem engen Rahmen umgesetzt werden können.

„Der Zugriff über den plattformunabhängigen Webbrowser bot zudem den Komfort, dass sich Standorte, Anwender oder Drittsysteme wie das eigene Kanban-System auf einfache Weise anbinden lassen, was die Wettbewerbslösungen in dieser Form schlicht nicht gewährleisten konnten“, erläutert Stephan Geiger. „Ausschlaggebend für unsere Entscheidung zugunsten von VlexPlus waren aber auch infrastrukturelle Aspekte. Wir hatten einfach das Gefühl, dass die Chemie hier auf mehreren Ebenen stimmt: Ein Partner auf Augenhöhe, eine hohe Lösungs- und Variantenkompetenz, passende Referenzen und die gleiche Sprache – denn eine gute Kommunikation ist ja schon deshalb erforderlich, da unsere branchen- und prozessspezifischen Anforderungen in gewisser Weise in die Sprache des Beraters und in die Entwicklersprache des Dienstleisters „übersetzt“ werden müssen“, so Geiger weiter. „Die Kombination von Comarch als Technologiepartner mit international gut ausgebauten Infra- und Entwicklungsstrukturen auf der einen Seite und VlexPlus als hiesiger, mittelständischer Spezialist für komplexe Variantenthematiken und langjähriger Branchenexpertise auf der anderen Seite gab uns nicht nur Zukunftssicherheit, sondern hat sich auch in der operativen Zusammenarbeit als günstiges Gefüge für eine professionelle Zusammenarbeit erwiesen.“

Vorteile beim Einsatz

Effektiver Multi-Channel-Vertrieb: alle Aufträge über zentrale Schnittstelle

Dabei wurden die vorhandenen Prozessstrukturen von MEVACO in der neuen Lösung nahezu 1:1 abgebildet. Lediglich die Vertriebsprozesse wurden mit der Ablösung des Bestandsystems aus dem ERP herausgelöst: Denn mit der Erweiterung der Online-Kanäle und der Einführung eines Online-Shops haben sich für den Online- und Offline-Vertrieb redundante Prozesse entwickelt, die parallel gepflegt und programmiert werden mussten.

 Dadurch, dass die Vertriebsmitarbeiter nun ihre Konfigurationen und Aufträge ebenfalls im Backend des Magento-Shops hinterlegen, können auf diese Weise sämtliche Vertriebsaufträge über nur eine einzige Schnittstelle automatisiert in VlexPlus übernommen werden, was die Folgeprozesse bei MEVACO seither deutlich besser händelbar macht.

Effektive Fertigungs- und Intercompany-Steuerung

Als kundenorientiertes Unternehmen sichert MEVACO seinen Kunden das Versprechen zu, die noch zu produzierenden Waren innerhalb von vier Tagen auszuliefern. Um diese Liefergarantie zu gewährleisten, wird die Fertigungsreihenfolge der Aufträge bei MEVACO je nach Dringlichkeit dynamisch angepasst und die Auftragslisten mit einer Ampelfunktion versehen. Da die Fertigungssteuerung bis 2015 noch händisch in Excel-Listen erfolgte und aufwändig in das damalige proALPHA System überführt werden musste, stellte dies die Prozesssteuerung und die Planung der Disposition stets vor enorme Anforderungen.

Mit der Integration der Fertigungssteuerung in VlexPlus fällt dieser Workaround samt Fehlerquellen und Synchronisationsaufwand nun dauerhaft weg und macht die Planung für die Mitarbeiter nicht nur in Echtzeit möglich, sondern auch deutlich komfortabler und transparenter. Dank einer eigens programmierten Schnittstelle erfolgt auch die Speditionsabwicklung heute durchgängig aus VlexPlus heraus. „Die für uns wichtigste Prozessverbesserung neben der nunmehr integrierten Fertigungssteuerung ist aber die Möglichkeit, unsere komplexen Intercompany-Prozesse vollständig in VlexPlus abzubilden. Den Aufwand der Rechnungswesen-Abwicklung zwischen den Vertriebsgesellschaften und dem Hauptmandanten konnten wir seither signifikant reduzieren, was unsere Verwaltung standortübergreifend nachhaltig entlastet“, resümiert Stephan Geiger. Gut 30 Anwender arbeiten seit 2015 in nahezu allen Unternehmensbereichen mit dem neuen System. Darüber hinaus greifen auch die lokalen Steuerberater in Polen und Italien auf eine angepasste Sprachversion des Systems zu. Geplant ist, das Lösungsportfolio bei MEVACO in 2017 ebenfalls um eine Dokumentenmanagement- bzw. Enterprise Content Management Lösung zu erweitern.

Stephan Geiger

Was sagt der Kunde

“VlexPlus vereinfacht nicht nur nachhaltig unsere Fertigungssteuerung, sondern gibt uns dank integrierter Betriebsdatenerfassung und durchgängiger Prozesse heute einen 360° Blick auf unsere Aufträge und Abläufe“.
Stephan Geiger
Geschäftsführer