La REISS Büromöbel getta le basi per una trasformazione verso l’industria 4.0 con VlexPlus ERP

La REISS Büromöbel GmbH, fondata nel 1882 da Robert Reiss, che aveva già dato il nome alla tavola REISS, ai chiodini REISS e al regolo calcolatore REISS, è un’azienda industriale dalla lunga tradizione con sede a Bad Liebenwerda, nella regione tedesca del Brandeburgo. L'azienda, che sa coniugare da sempre con successo una sana cultura dell'innovazione e una tecnologia all'avanguardia con la qualità artigianale, attualmente sta affrontando una fase di trasformazione orientata al futuro che la porterà all’industria 4.0. La costruzione di un nuovo stabilimento ultramoderno e l'introduzione del sistema ERP di nuova generazione VlexPlus, per un controllo della produzione flessibile e una comunicazione delle macchine in rete, costituiscono la base del processo di trasformazione digitale che dovrebbe concludersi entro il 2022. In totale l’azienda ha pianificato un investimento di circa 30 milioni di euro.

La sede sociale della REISS Büromöbel a Bad Liebenwerda, nella regione tedesca del Brandeburgo, in cui lavorano circa 180 persone.

La REISS Büromöbel GmbH progetta, produce e commercializza, attraverso più di 270 partner commerciali in tutta la Germania e altre reti di distribuzione in Europa, pregiati mobili per ufficio per l’industria, il commercio e l'amministrazione. La gamma di servizi comprende sistemi di mobili innovativi ed ergonomici, come le soluzioni per postazioni di lavoro in piedi/seduti e per la comunicazione, l'acustica, i locali di stoccaggio e la reception, dalla postazione di lavoro singola fino ad elementi di arredamento complessi. Questo produttore di mobili per ufficio, eletto azienda dell'anno del Brandeburgo, è in possesso delle certificazioni DIN ISO 9001 e 14001, delle certificazioni ambientali EMAS e Angelo Blu e di una certificazione Quality Office. Nella sede centrale di Bad Liebenwerda, circa 180 collaboratori creano un fatturato annuale di oltre 43 milioni di euro.

Processo decisionale

Il vecchio sistema non poteva più essere aggiornato

La REISS dispone di un’organizzazione produttiva orientata al processo che comprende di regola tutti i processi, dalla progettazione alla consegna. L'adattabilità alle esigenze individuali dei clienti è un fattore di successo e contraddistingue ancora oggi l'azienda. La molteplicità delle varianti impone requisiti elevati non solo per il sistema ERP, ma soprattutto per la gestione dei dati e per il configuratore del prodotto al centro della soluzione. Le nuove esigenze nel lavoro quotidiano e nell'ottimizzazione dei processi hanno però reso necessari nuovi adattamenti e ampliamenti continui nel corso dell’anno, andando oltre la capacità della versione corrente dell'intero sistema. A un certo punto non è stato più possibile introdurre nuove versioni del sistema ERP senza perdere le estensioni del sistema già effettuate o senza dover effettuare una nuova programmazione. Così, nel 2014, la dirigenza aziendale ha infine riconosciuto la necessità di introdurre una generazione di software completamente nuova da poter configurare nel lungo periodo.

La gamma di servizi della REISS Büromöbel comprende sistemi di mobili innovativi ed economici, come le soluzioni per postazioni di lavoro in piedi/seduti e per la comunicazione, l'acustica, i locali di stoccaggio e la reception.
La REISS dispone di modernissimi impianti CNC per il taglio di pannelli, la lavorazione di angoli, la foratura, la fresatura o la tassellatura. Grazie alla rete di dati tra costruzione, preparazione del lavoro e realizzazione l’azienda rimane estremamente flessibile.

I requisiti speciali del processo di selezione erano legati in particolare all'elevata creazione di valore aggiunto della REISS Büromöbel GmbH. Pertanto dovevano essere rappresentati tutti i processi aziendali e i settori specializzati, come ad esempio lo sviluppo del prodotto/costruzione, la vendita/CRM, la progettazione dell’ufficio, la logistica e la fabbricazione, e per la lavorazione del metallo e del legno anche altri rami e settori di fabbricazione. "Oltre a un livello di soddisfazione elevato dei nostri requisiti di processo e di settore nella soluzione standard, per noi era di primaria importanza un elevato livello di integrazione dell'intera soluzione, in particolare in relazione alla contabilità. Infatti il collegamento di una contabilità esterna nel vecchio sistema era sempre legato a una serie di limitazioni e riserve in caso di domande complesse nel calcolo dei costi. Volevamo mettere fine a questa cosa", racconta l'amministratore delegato della REISS, Hans-Ulrich Weishaupt. Anche i componenti tecnologici erano un importante criterio decisionale, soprattutto in relazione ai costi legati alle fasi successive. Infatti il fatto che un requisito possa essere attuato nel sistema in modo facile, veloce, affidabile e compatibilmente con la versione attuale, dipende essenzialmente dalle possibilità dell'architettura del sistema di base. La soluzione doveva inoltre disporre di numerose interfacce standardizzate e consentire un facile collegamento a sistemi terzi attraverso un'interfaccia aperta.

Situazione di partenza

La competenza delle varianti e la flessibilità promettevano maggiore sicurezza

Poiché la REISS, oltre alla lavorazione del legno, deve soddisfare i complessi requisiti della lavorazione del metallo, il futuro partner software doveva disporre di un'adeguata competenza nella fabbricazione dei mobili. Per rappresentare la molteplicità delle varianti e garantire i comuni processi di configurazione, il configuratore delle varianti non doveva essere solo installato, ma profondamente integrato nel sistema ERP. Nel corso del bando, alla fine sulla concorrenza si sono imposte due soluzioni in grado di rappresentare una buoan parte del complesso catalogo di requisiti già nella versione standard. "Una tale decisione non dipende solo dal prezzo e del pacchetto di servizi offerto, ma è anche una decisione di pancia. Anche la chimica deve funzionare.

Alla fine abbiamo optato per VLEXsoftware+consulting GmbH, perché come azienda di media grandezza offriva una comunicazione al nostro livello, molto costruttiva e orientata al risultato. L'elevata competenza sulle varianti e la sensazione di acquistare la flessibilità anche tecnologica necessaria per il futuro, grazie al sistema basato sul linguaggio Java, ci hanno dato una maggiore sicurezza al momento della decisione", conclude il capo dell'azienda. Mentre i dati dei clienti e dei fornitori sono stati importati in buona parte dal sistema esistente, i dati relativi al prodotto e le relative regole di configurazione sono stati reinseriti in VlexPlus. Ciò ha richiesto un maggiore dispendio di tempo all'inizio, ma una volta inseriti correttamente i dati nel sistema e nel codice, l'azienda ha usufruito in modo duraturo di un elevato livello di automazione e di un affidabile controllo della plausibilità. Da settembre 2017 circa 80 utenti di questa azienda specializzata in mobili per ufficio lavorano con VlexPlus in tutti i settori della produzione, dalla distribuzione e dagli acquisti passando per la fabbricazione e la gestione del magazzino e dei materiali fino alla logistica e alla contabilità.

Vantaggi nell'uso

Ottimizzazione della fabbricazione grazie alla completa trasparenza del processo

Con la nuova soluzione, la REISS è in grado per la prima volta di realizzare i requisiti crescenti in materia di scambio di dati automatizzato, ordini elettronici, invio di fatture elettroniche o possibilità di collegare gli e-shop direttamente al proprio sistema, in modo redditizio e senza interferenze con i processi aziendali. Lo scambio di dati elettronico avviene attraverso un’interfaccia OFML (Office Furniture Modeling Language), che è stata creata a seguito dell'introduzione del sistema VLEXsoftware insieme a specialisti della configurazione del prodotto in 3D. Lo scambio di dati bidirezionale basato sullo standard di settore OFML, consente alla REISS di integrare senza problemi i propri e-shop e i portali di distribuzione, configurazione o catalogo e di portare avanti complesse strategie multicanale. Il collaboratore può quindi rivolgere la sua attenzione interamente al controllo dell'ordine anziché all'inserimento dei dati nel sistema. Di ciò beneficia in particolare la qualità del servizio.

Anche il controllo delle risorse e della capacità al momento della creazione dell'ordine viene ottimizzato con il nuovo sistema. Grazie a una gestione dei materiali senza problemi e a feedback chiari, gli errori nella registrazione dei materiali possono essere monitorati in modo completamente automatico dal sistema, in modo che i collaboratori REISS possano vedere immediatamente qual è lo stato di un ordine. Il collegamento del sistema ERP al magazzino dei pannelli automatizzato e al centro di taglio consente inoltre un feedback automatico dei dati della macchina e un’ottimizzazione integrata del taglio. Il consumo maggiore o minore viene registrato direttamente nelle scorte dall'ottimizzazione del taglio. In questo modo l'azienda non soltanto assicura una base di calcolo affidabile, ma garantisce anche che l'intero processo venga svolto con un impiego minimo di risorse. In questo settore inoltre non sono più necessari gli inventari manuali, perché grazie ai movimenti automatizzati dei materiali in ogni momento si ha la massima trasparenza sulle scorte a magazzino e nella gestione dei materiali. "Grazie all’ottimizzazione dei nostri processi produttivi e ai feedback sulla produzione in tempo reale, sappiamo esattamente in quale fase del processo si trova il prodotto in un dato momento. Oggi queste informazioni possono essere richiamate direttamente in tempo reale dal Vlex Cockpit. Tutti i processi relativi alle comunicazioni e alle richieste tra colleghi non rappresentano più un problema per noi", spiega Hans-Ulrich Weishaupt.

Nuovo stabilimento di costruzione secondo l'esempio dell’industria 4.0

"La competitività di un produttore di mobili da ufficio dipende in modo decisivo dalla sua capacità di riuscire a soddisfare le esigenze del singolo cliente senza troppe difficoltà. Con la trasformazione del sistema abbiamo gettato le basi per la digitalizzazione delle nostre strutture di produzione e organizzazione e siamo inoltre in grado di assicurare una produzione con lotti da 1 senza che ciò vada a discapito della redditività a causa di una percentuale elevata del processo da gestire manualmente. Grazie alla possibilità di una produzione flessibile che passa dalla produzione di grandi lotti alla produzione di pezzi singoli da un giorno all’altro, in caso di necessità in futuro possiamo ridurre in modo mirato i tempi di esecuzione." La costruzione di un nuovo stabilimento con una superficie di oltre 12.500 m², con un sistema di controllo integrato MES e con un impianto per lotti da 1 pezzo orientato al futuro è attualmente in fase di realizzazione. Sarà uno degli stabilimenti più efficienti del settore con tecnologie produttive all'avanguardia e macchine intelligenti in rete tra loro ed entrerà in servizio nell'ottobre 2019 seguendo l'esempio dell’industria 4.0. La REISS ha già gettato le basi per la trasformazione digitale rinnovando il cuore del sistema. 

Anche il controllo delle risorse e della capacità al momento della creazione dell'ordine viene ottimizzato con il nuovo sistema. Grazie a una gestione dei materiali senza problemi e a feedback chiari, gli errori nella registrazione dei materiali possono essere monitorati in modo completamente automatico dal sistema, in modo che i collaboratori REISS possano vedere immediatamente qual è lo stato di un ordine. Il collegamento del sistema ERP al magazzino dei pannelli automatizzato e al centro di taglio consente inoltre un feedback automatico dei dati della macchina e un’ottimizzazione integrata del taglio. Il consumo maggiore o minore viene registrato direttamente nelle scorte dall'ottimizzazione del taglio. In questo modo l'azienda non soltanto assicura una base di calcolo affidabile, ma garantisce anche che l'intero processo venga svolto con un impiego minimo di risorse. In questo settore inoltre non sono più necessari gli inventari manuali, perché grazie ai movimenti automatizzati dei materiali in ogni momento si ha la massima trasparenza sulle scorte a magazzino e nella gestione dei materiali. "Grazie all’ottimizzazione dei nostri processi produttivi e ai feedback sulla produzione in tempo reale, sappiamo esattamente in quale fase del processo si trova il prodotto in un dato momento. Oggi queste informazioni possono essere richiamate direttamente in tempo reale dal Vlex Cockpit. Tutti i processi relativi alle comunicazioni e alle richieste tra colleghi non rappresentano più un problema per noi", spiega Hans-Ulrich Weishaupt.

Hans-Ulrich Weishaupt

Cosa dice il cliente

"Con la trasformazione del sistema abbiamo gettato le basi per la digitalizzazione delle nostre strutture di produzione e organizzazione."
Hans-Ulrich Weishaupt
Amministratore delegato