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REISS Büromöbel vollzieht mit VlexPlus ERP Digitale Transformation und Industrie 4.0

Das 1882 von Robert Reiss gegründete Unternehmen REISS Büromöbel GmbH, welches schon dem REISS-Brett, der REISS-Zwecke und den REISS-Rechenschiebern seinen Namen gab, ist ein traditionsreiches Industrieunternehmen mit Sitz im brandenburgischen Bad Liebenwerda. Das Unternehmen, das seit jeher gesunde Innovationskultur mit fortschrittlichen Technologien und Qualität im Handwerk in besonderer Weise zu vereinen weiß, hat in den vergangenen Jahren die Weichen zu einer zukunftsweisenden Smart Factory für kundenindividuelle Büromöbel gestellt. Der Bau eines neuen, hochmodernen Fertigungswerkes und die Einführung des ERP-Systems VlexPlus für eine flexible Fertigungssteuerung und vernetzte Maschinenkommunikation bildeten die Grundlage für den Transformationsprozess des Unternehmens, der Investitionen von insgesamt rund 30 Mio. Euro umfasste.

Ausgangssituation

Altsystem war nicht mehr updatefähig

REISS verfügt über eine prozessorientierte Fertigungsorganisation, die alle Prozesse von der Planung bis zur Auslieferung durchgängig aus einer Hand umfasst. Die Anpassbarkeit an individuelle Kundenanforderungen und der hohe Qualitätsstandard sind wesentliche Erfolgsfaktoren und zeichnen das Unternehmen bis heute aus. Die hohe Variantenvielfalt stellt dabei nicht nur hohe Anforderungen an das ERP-System, sondern auch an das Datenmanagement und den Produktkonfigurator. Neue Anforderungen im Tagesgeschäft und laufende Prozessoptimierungen machten im Laufe der Jahre jedoch immer wieder Anpassungen und Erweiterungen notwendig, die zu Lasten der Release-Fähigkeit des Gesamtsystems gingen und erforderliche Updates immens erschwerten. So reifte schließlich die Erkenntnis in der Geschäftsführung, eine vollständig neue Software-Generation einzuführen, um sich zukunftssicher aufzustellen.

Entscheidungsprozess

Technologie und Integrationsgrad von hoher Bedeutung

Vorteile beim Einsatz

Variantenkompetenz und Flexibilität versprechen mehr Sicherheit

Da REISS neben der Holzfertigung auch die komplexen Anforderungen einer Metallfertigung erfüllen musste, sollte der künftige Softwarepartner eine entsprechende Branchenexpertise mitbringen. Um die hohe Variantenvielfalt abbilden und durchgängige Konfigurationsabläufe über mehrere Prozessebenen zu gewährleisten, sollte der Variantenkonfigurator tief in den ERP-Kern integriert sein. Im Verlauf des Ausschreibungsprozesses konnte sich eine Lösung gegen den Wettbewerb durchsetzen, die den komplexen Anforderungskatalog größtenteils bereits im Standard abbilden konnte und zudem auch perspektivisch die nötige Flexibilität und Investitionssicherheit bot. „Eine solche Entscheidung hängt nicht nur am Preis und dem gebotenen Leistungspaket, sondern ist auch immer ein Stück weit Bauchsache. Die Chemie muss passen. Den Zuschlag haben wir am Ende VLEX erteilt, da für uns als mittelständisches Unternehmen die Kommunikation auf Augenhöhe sehr konstruktiv und ergebnisorientiert war. Die hohe Variantenkompetenz und das Gefühl, mit dem Java-basierten System auch technologisch die nötige Flexibilität für die Zukunft einzukaufen, gaben uns das Plus an Sicherheit bei der Entscheidung“, so Hans-Ulrich Weishaupt weiter.

Während die Kunden- und Lieferantendaten zu einem Großteil aus dem Bestandssystem importiert wurden, sind die Produktdaten samt den zugehörigen Konfigurationsregeln in VlexPlus neu angelegt worden. Dies ging zwar mit einem höheren Initialaufwand einher, sind aber die Daten einmal sauber im System und im Regelwerk hinterlegt, profitiert das Unternehmen von einem nachhaltig hohen Automatisierungsgrad und zuverlässigen Plausibilitätskontrollen im Auftrags- und Fertigungsprozess.

Seit Oktober 2017 arbeiten täglich 80 bis 100 Anwender bei dem Büromöbelspezialisten in allen Unternehmensbereichen mit VlexPlus im Produktivbetrieb, vom Vertrieb und Einkauf über die Fertigung, Lagerverwaltung und Warenwirtschaft bis zur Logistik und Finanzbuchhaltung.

Neues Fertigungswerk nach dem Vorbild der Industrie 4.0

Die Produktionskapazitäten am historischen Standort am Stammsitz in Bad Liebenwerda wurden 2019 mit dem Bau eines neuen Fertigungswerkes in Lausitz mit einer zukunftsweisenden Losgröße-1-Anlage auf über 12.500 qm Fläche deutlich erweitert. Das nach Vorbild der Industrie 4.0 errichtete Werk 2 ist mit modernsten Fertigungstechnologien und vernetzten, intelligenten Maschinen eines der leistungsfähigsten Werke der Branche und hat nach intensiven Vorarbeiten im Oktober 2019 schließlich den Produktivbetrieb aufgenommen. Das Stammwerk, in dem nunmehr ausschließlich die Metallfertigung angesiedelt ist, fungiert damit als Zulieferbetrieb für das Werk 2 in Lausitz, in dem die Holzfertigung und Endmontage der Büromöbel erfolgt.

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Was sagt der Kunde?

Effektives Zusammenspiel von ERP, MES und Konstruktions-Software

Es war eine anspruchsvolle systemische und logistische Herausforderung, beide Werke zu verknüpfen. „In dem Zuge haben wir uns eingehend Gedanken gemacht, wie das neue Werk möglichst reibungslos in die Ablauforganisation eingebunden und die Prozesse standortübergreifend nahtlos abgebildet werden können. Gerade in der Büromöbelproduktion, die sich durch eine vielfältige Fertigung und die Losgröße 1, wo ein Auftrag kaum dem anderen gleicht, auszeichnet, benötigt man eine losoptimierte Ablaufsteuerung“, erläutert Axel Wachtel, Leiter Datenmanagement bei REISS. „Um eine flexible Fertigungssteuerung, die automatische Verarbeitung von Produktionsaufträgen im konstruktiven Bereich sowie eine effektive Ansteuerung der Anlagen wie zum Beispiel die Versorgung der Fertigungsanlagen mit CNC-Schneidprogrammen und Beschichtungsprogrammen ohne manuelle Prozesse zu gewährleisten, kommt neben dem ERP auch ein MES Fertigungssteuerungssystem von 3TEC sowie die Konstruktions-Software SOLIDWORKS mit einem Addon von PASCAM zum Einsatz.“

Geht heute ein neuer Produktionsauftrag ein, wird dieser aus VlexPlus exportiert und in der Konstruktions-Software umgesetzt. Über eine von den VLEX Spezialisten eingerichtete Schnittstelle werden die in SOLIDWORKS generierten Roh-Stücklisten generiert und in ERP-kompatible Stücklisten mit Merkmalen und Merkmalsausprägungen umgewandelt. Nachdem diese in VlexPlus für die betriebswirtschaftlichen Prozesse wie Materialbereitstellung, Logistik etc. weiterverarbeitet wurden, stellt das ERP die Grobplanung der Ressourcen und Kapazitäten auf Wochen- und Tagesebene bereit. Der von VlexPlus generierte Grobplanungsentwurf wird schließlich an das MES von 3TEC übermittelt, wo die Feinplanung des Auftrags z.B. für die Platten- und Zuschnittoptimierung erfolgt.

Workflow-Steuerung statt aufwändiger Programmierung

Ein wichtiges Steuerungs- und Optimierungsinstrument stellt dabei die in VlexPlus integrierte Workflow-Engine dar. „Damit sind wir in der Lage, auf gewisse Ereignisse im System mit definierbaren Schritten zu reagieren. Statusrückmeldungen spielen dabei eine wichtige Rolle: wenn wir beispielsweise einen Auftrag in ein externes System einspielen, dann müssen der Sachbearbeiter, Vertrieb oder Mitarbeiter in der Produktion jederzeit erkennen können, ob der Auftrag erfasst ist und in welchem Auftragsstatus er sich befindet – um jederzeit auskunftsfähig zu sein oder um zu bewerten, bis wann noch Änderungen am Auftrag möglich sind“, führt Thomas Schulz, Senior Specialist ERP System bei REISS aus. „Über die Statusrückmeldungen können wir in der Workflowsteuerung selber nach Bedarf Ereignisanstöße im System hinterlegen, ohne einen kostenaufwändigen Programmierauftrag beim Dienstleister zu erteilen. Das Zusammenspiel von VlexPlus, SOLIDWORKS und dem MES ist heute ein durchgängiger Prozess, bei dem Daten weitestgehend automatisiert und ereignisgesteuert ausgetauscht werden können. Im System hinterlegte Plausibilitätskontrollen und Überwachungsmechanismen sorgen etwa dafür, dass die prozessbeteiligten Personen sofort über Fehler informiert werden. Der Import von Stücklisten aus der Konstruktionssoftware in VlexPlus funktioniert zwar schon heute in weiten Teilen automatisch. Kennt das ERP jedoch ein gewisses Merkmal oder eine Merkmalsausprägung einer neuen Stückliste noch nicht, wird direkt eine Fehlermeldung an die jeweiligen Stellen weitergeleitet. Dabei lassen sich die einzelnen Prozessschritte gar über verschiedene Fachbereichsebenen hinweg aufteilen. Dadurch, dass viele Prozesse automatisiert ohne manuellen Eingriff ablaufen und wir uns lediglich auf die fehlerbehafteten Aufträge konzentrieren müssen, sparen wir nicht nur viel Zeit, sondern schaffen auch eine hohe Prozesssicherheit“, so Thomas Schulz weiter.

Fertigungsoptimierung bei vollständiger Prozesstransparenz

Auch die Prüfung von Ressourcen und Kapazitäten zum Zeitpunkt der Auftragserfassung wird mit dem neuen System optimiert. Dank störungsfreier Materialabläufe und sauberer Rückmeldungen können Materialbewegungen systemseitig vollständig automatisiert überwacht werden. Die Anbindung des ERP-Systems an das automatisierte Plattenlager und Zuschnitt-Zentrum erlaubt darüber hinaus eine automatische Maschinendatenrückmeldung und integrierte Verschnitt-Optimierung. Mehr- und Minderverbräuche aus der Schnittoptimierung werden direkt in die Bestände gebucht. Damit stellt das Unternehmen nicht nur die zuverlässige Basis für Nachkalkulationen sicher, sondern auch, dass der gesamte Prozess mit minimalem Ressourceneinsatz abgewickelt wird. Manuelle Inventuren sind in diesem Bereich zudem nicht mehr notwendig, da dank automatisierter Materialbewegungen jederzeit höchste Transparenz beim Lagerbestand und in der Materialbuchhaltung besteht. Diese Informationen können Mitarbeiter direkt aus den VLEX Cockpits in Echtzeit abrufen. Umständliche Kommunikations- und Anfrageprozesse unter den Kollegen sind bei REISS nun kein Thema mehr.

Mit diesem digitalen Transformationsprozess hat das Unternehmen ein wichtiges Fundament für eine flexible Ablauforganisation und den künftigen Wachstumskurs gelegt. So ist das Unternehmen heute nicht nur in der Lage, neue Anforderungen etwa im Hinblick auf eine flexible Konfigurierbarkeit, den automatisierten Datenaustausch, elektronische Bestell- und Auftragsprozesse, den Versand und die Bearbeitung elektronischer Rechnungen oder die Möglichkeit, Webshops direkt an das eigene System zu koppeln, wirtschaftlich und ohne Störungen der betrieblichen Abläufe umzusetzen. Der elektronische Datenaustausch erfolgt dabei über eine OFML- (Office Furniture Modeling Language) Schnittstelle, die im Zuge der System-Einführung geschaffen wurde. Der bidirektionale Datenaustausch auf Basis des OFML Branchenstandards ermöglicht es REISS, eigene Webshops sowie Vertriebs-, Konfigurations- oder Katalogportale nahtlos zu integrieren und komplexe Multichannel-Strategien verfolgen zu können. Die Mitarbeiter können somit ihren Fokus ganz auf die Prüfung des Auftrags richten und nicht auf die Erfassung der Daten im System. Davon profitieren insbesondere die Effizienz und Servicequalität.

Ausblick

„Die Wettbewerbsfähigkeit eines Büromöbelherstellers hängt entscheidend von seiner Fähigkeit ab, kundenindividuelle Anforderungen ohne großen Mehraufwand umsetzen zu können. Mit der Systemumstellung haben wir einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung unserer Fertigungs- und Organisationsstrukturen geschaffen, um eine Fertigung mit Losgröße 1 sicherzustellen, ohne dass dies zu Lasten der Wirtschaftlichkeit etwa aufgrund hoher manueller Prozessanteile geht. Durch die Möglichkeit, die Fertigung flexibel etwa von der Losgrößenfertigung auf eine tageweise Einzelfertigung umzustellen, kann REISS künftig bei Bedarf die Reaktionsgeschwindigkeit zum Kunden gezielt erhöhen“, resümiert REISS Geschäftsführer Hans-Ulrich Weishaupt.

Derzeit errichtet das Unternehmen eine neue Fertigungsanlage für Bleche mit einer hochmodernen Laserschneidanlage, die sowohl an das VlexPlus ERP als auch an das Konstruktionssystem angebunden wird. Da sämtliche Endmontageplätze vom alten Werk in das neue Werk umgelagert wurden, müssen noch einige Abläufe reorganisiert und optimiert werden. Die Optimierung der Metallvorfertigung im Stammwerk in Bad Liebenwerda für eine planungsgenaue Belieferung des Fertigungswerkes Lausitz und sonstiger externer Bedarfsträger soll bis 2022 abgeschlossen sein. 

Das sagt der Kunde

REISS Büromöbel GmbH

„Mit der Systemumstellung haben wir die Grundlage für die Digitalisierung unserer Fertigungs- und Organisationsstrukturen geschaffen und sind überdies imstande, eine Fertigung mit Losgröße 1 sicherzustellen, ohne dass dies zu Lasten unserer Wirtschaftlichkeit geht. Durch die Möglichkeit, die Fertigung flexibel etwa von der Losgrößenfertigung auf eine tageweise Einzelfertigung umzustellen, können wir künftig bei Bedarf auch die Durchlaufzeiten gezielt verringern.“

Ulrich Weishaupt

Geschäftsführer