Waren Business Intelligence Projekte bis vor einigen Jahren für viele Mittelständler schier unerschwinglich, so hat die wachsende Nachfrage und der einhergehende Wettbewerb die Preisentwicklung von BI-Systemen deutlich zum Positiven beeinflusst. Mehr noch, ein effektives BI-Werkzeug kann für ein Unternehmen sehr schnell zu einem wettbewerbsentscheidenden Faktor werden. Wir als Softwarehersteller haben uns vorausschauend darauf eingestellt und bieten unseren Kunden attraktive Lösungspakete aus einer Hand.
Welchen Stellenwert nimmt Business Intelligence (BI) heute in den Anwender-Unternehmen ein?
Für viele Unternehmen ist Business Intelligence mittlerweile zu einem kritischen Erfolgsfaktor geworden. Im Zuge des stetig steigenden Wettbewerbs- und Kostendrucks wird es immer wichtiger, Unternehmenskennzahlen in Echtzeit zu analysieren und für strategische und operative Entscheidungen heranzuziehen - und zwar unabhängig davon, ob der Entscheider in der Zentrale, der Vertriebsniederlassung oder beim Kunden vor Ort ist.
Worin sehen Sie die Gründe, warum sich aktuell so viele Unternehmen mit dem Thema BI befassen – Analysen waren doch seit jeher wichtig für den Geschäftserfolg?
Das ist richtig - die entscheidenden Unterschiede aber liegen in der Art und Weise, wie die Daten analysiert werden, mit welchen Einschränkungen diese behaftet sind und welche Aussagekraft diese für wichtige strategische Entscheidungen entfalten. Wurden früher häufig noch Excel-basierte Analysen genutzt, die aufwändig über wöchentliche oder monatliche Datenbankexporte auf Fachabteilungsebene manuell generiert wurden (Stichwort: Insellösungen), erlaubt BI heute eine fundierte Analyse auch völlig heterogener Datenstrukturen – über Abteilungs-, System- und Niederlassungsebene hinweg.
Wie sind Ihre Erfahrungen? Mit welchen Problematiken und Notwendigkeiten sehen sich Unternehmen konfrontiert, wenn sie sich erstmals mit dem Gedanken eines BI-Projektes befassen? Wie äußern sich diese in Bezug auf die Leistungsfähigkeit des Unternehmens?
Gerade die verwendeten Insellösungen machen die Nutzung der Analyseergebnisse zu einem mühseligen und gefährlichen Unterfangen. Innerhalb des Unternehmens werden verschiedene Datenquellen für die Analysen herangezogen, entscheidungsrelevante Daten werden aufgrund unterschiedlicher Datenstrukturen hingegen vielfach nicht berücksichtigt. Im Ergebnis können etwa nicht erfasste Kosten oder übersehene Umsatzpotenziale zu falschen Entscheidungen und Maßnahmen führen sowie unnötige Risiken verursachen.
Welche Vorteile biete Business Intelligence gegenüber klassischen Controlling- und Reporting-Systemen?
Klassische Controlling- und Reporting-Systeme sind in aller Regel sehr starr aufgebaut. Bereits bei der Einführung der Systeme müssen Unternehmen die Fragen kennen, auf die diese Systeme Antworten liefern sollen. Oftmals stellen sich dadurch mehr Fragen, als dadurch beantwortet werden - viele Controller und Entscheider kennen diese Problematik. Ad-hoc Analysen sind damit nicht oder nur unzureichend möglich. Ein wesentlicher Vorteil von BI-Systemen ist ja, dass sie schnelle, sehr tiefgehende Analysen ermöglichen, um etwa Auffälligkeiten zu identifizieren, auslösende oder begünstigende Faktoren abzuleiten und frühzeitig zu reagieren. Aber nicht nur im Hinblick auf die Flexibilität und Analysetiefe müssen Unternehmen bei Controlling-/ Reporting-Systemen Abstriche machen, sondern auch in puncto Mobilität. Denn Analysen sind hier in aller Regel nicht ohne Weiteres online oder in Echtzeit möglich.
Für welche Unternehmen eignet sich der Einsatz von BI-Systemen bzw. welche Faktoren begünstigen den Nutzen des BI-Einsatzes?
Insbesondere bei Unternehmen, die in ihrem Tagesgeschäft Unmengen an Daten produzieren, entfalten BI-Systeme ihr volles Potenzial. Für Variantenfertiger oder Großhändler ist dies daher ein wichtiges Thema. Aber auch für Unternehmen mit heterogenen IT-Strukturen bzw. dezentralen Organisationsstrukturen, die häufig mit einer sehr uneinheitlichen Datenbasis zu kämpfen haben, eignet sich der Einsatz eines BI-Werkzeuges in besonderem Maße. Ohne diese Instrumente ist es hier sehr schwierig, Auffälligkeiten zu erkennen und valide Steuerungsmaßnahmen zu ergreifen.
Welche Voraussetzungen müssen in den Unternehmen für einen erfolgreichen BI-Einsatz geschaffen werden, um fundierte und valide Auswertungen als Grundlage für strategische und operative Entscheidungen zu erhalten?
Grundsätzlich sind keine spezifischen Voraussetzungen für den erfolgreichen BI-Einsatz notwendig. Natürlich spielt die Qualität und Pflege der Stammdaten für die Nutzung eines BI-Systems eine wichtige Rolle. Viele Unternehmen aber optimieren ihr Stammdatenmanagement erst im Zuge des BI-Projektes. Zwar ist die Stammdatenqualität für den Einsatz jeglicher IT-Systeme von zentraler Bedeutung, aber gerade bei der Verwendung von BI-Systemen wird schnell deutlich, in welchen Unternehmensbereichen bei der Datenerfassung nicht sauber gearbeitet wurde. Daher geht die übergreifende Stammdatenpflege oftmals mit der BI-Einführung Hand in Hand.
Was können Unternehmen kurz- und langfristig erwarten, sofern sie sich für die Einführung eines BI-Systems oder –Moduls entscheiden?
Die Ziele, welche Unternehmen mit einem BI-Projekt verfolgen, sind an für sich immer dieselben: Umsatz rauf, Kosten runter – am besten gleichzeitig. Dafür ist es notwendig, qualifizierte Aussagen über die jeweiligen Umsatz- und Kostentreiber zu treffen und über die verschiedensten Dimensionen wie Produkte, Artikelgruppen, Regionen, Standorte, Kunden o.ä. abzubilden. Ob eine Trendanalyse des Umsatzes bestimmter Produkte in bestimmten Regionen zu erstellen ist oder eine Analyse der Kostensparmaßnahmen im Hinblick auf bestimmte Herstell- oder Lieferkosten, den Möglichkeiten sind kaum Grenzen gesetzt. Und genau hier zeigen sich die Stärken eines guten BI-Systems.
Worauf sollten Unternehmen bei der Wahl des BI-Systems achten?
Man sollte vor allem darauf achten, dass das System dem Anwender von vornherein keine Einschränkungen vorgibt, etwa bezüglich der gewünschten Datenvielfalt (Dimensionen), die man analysieren möchte, oder auch im Hinblick auf die Datenmenge. Für das Nutzungsverhalten ist es zudem sehr wichtig, dass das BI-System auch mobil in Echtzeit und uneingeschränkt einsetzbar ist, d.h. dass man auch von unterschiedlichen Standorten jederzeit etwa über den Laptop, den Tablet PC oder das Smartphone auf benötigte Unternehmensdaten und Kennzahlen zugreifen kann. Browserbasierte Systeme machen hier von vornherein vieles einfacher.
Welche Trends sehen Sie über den mobilen Einsatz hinaus aktuell im Bereich Business Intelligence?
Einen Trend, der sich zunehmend in den Unternehmen durchsetzt, möchte ich einmal mit dem Stichwort „Social Networking“ und anhand eines Beispiels beschreiben. Bevor der findige Nutzer für den Urlaub ein Hotel bucht, prüft er zunächst Hotelbewertungen und recherchiert Erfahrungsberichte auf entsprechenden Informationsportalen. Am Ende gibt der User wiederum seine Meinung und Erfahrung preis, um Risiken für nachfolgende Urlauber zu reduzieren. Letztendlich sollte BI auch so funktionieren. Eine Vertriebs-Analyse, z.B. die Top 10 deutschen Kunden in 2012 in der Artikelgruppe Türen, wird auf Auffälligkeiten hin analysiert und zur Prüfung an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter geschickt. So können Analysen schließlich um persönliche Meinungen und subjektive Erfahrungswerte angereichert werden, um die Aussagefähigkeit dieser und nachfolgender Analysen zu erhöhen. So entwickelt sich das Business Intelligence zunehmend zu einem „Corporate Intelligence“.
Was zeichnet Ihr BI-System VlexView / Qlikview aus?
VlexView ist das zentrale, generische Data Warehouse auf unserem ERP-System VlexPlus, das die Nutzung einfachster Datenstrukturen für die weitere Datenanalyse sicherstellt. In Kombination mit dem Analyse-Frontend QlikView ergibt sich ein leistungsfähiges Gesamtsystem, das auf einfache Weise fundierte, multidimensionale Auswertungen erlaubt und zudem noch schnell einzuführen ist. Zwar sind die Datenstrukturen innerhalb des VlexView Data Warehouses speziell für das Analyse-Tool QlikView optimiert, grundsätzlich können aber auch andere BI-Frontends auf dem Data Warehouse VlexView aufsetzen.
