Ein ERP-System kann über viele Jahre im Einsatz sein und sich dennoch kontinuierlich weiterentwickeln. Doch wie lassen sich neue Technologien wie künstliche Intelligenz mit gewachsenen Systemlandschaften, betrieblichen Regeln und echtem Prozesswissen verbinden? Diese Frage stand im Mittelpunkt des 6. VLEX Kundenforums, das am 5. und 6. Oktober 2026 im Rahmen der Aptean Live im badenwürttenbergische Waldenburg stattfand.
Das im Zweijahresrhythmus stattfindende Forum brachte Kunden, Partner und Experten zusammen. Die Beiträge spannten einen Bogen von der Entwicklung des ERP-Markts über die gemeinsamen Entwicklungen von VLEX und Aptean bis hin zu konkreten Anwendungen in Lager, Produktion und Vertrieb.
Der rote Faden der Veranstaltung: KI wird dort besonders interessant, wo sie nicht als isoliertes Werkzeug neben der Unternehmenssoftware steht, sondern den fachlichen Kontext eines Unternehmens versteht und sich kontrolliert in dessen Abläufe einfügt.
Technologische Trends: Wohin steuert der ERP-Markt?
Den fachlichen Auftakt machte Dr. Karsten Sontow, Vorstandsvorsitzender der Trovarit AG, mit der Keynote „Technologie-Radar: Wohin steuert der ERP-Markt?“. Seine Einordnung machte deutlich, dass ERP-Modernisierung häufig im Bestand stattfindet: Laut der im Vortrag zitierten Trovarit-Studie „ERP in der Praxis 2026/2027“ liegt das durchschnittliche Alter einer ERP-Installation bei 16,7 Jahren, während das durchschnittliche Releasealter 2,1 Jahre beträgt. Die Zahlen zeigen, in welchem Spannungsfeld sich ERP-Systeme weiterentwickeln: Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Datenintegration bleiben zentrale Anforderungen, während Innovationen immer schneller den Geschäftsalltag prägen – und damit auch die ERP-Systeme verändern.
Sontow ordnete KI dabei nicht als isolierte Zusatzfunktion ein. Sie beeinflusst vielmehr Daten, Bedienung, Entwicklung, Integration, Sicherheit und Automatisierung zugleich. Das größte Potenzial entsteht, wenn KI nicht nur innerhalb einer einzelnen Anwendung assistiert, sondern Abläufe über mehrere Systeme hinweg unterstützt. Damit wird neben der Auswahl eines Anwendungsfalls auch die Frage wichtig, wie Daten, Berechtigungen und Prozessregeln zusammenwirken.
VLEX x Aptean: KI auf der Basis bestehender Prozesse
An diese Marktbetrachtung knüpfte Jens Pfeil-Schneider, Senior Director und Business Leader bei VLEXsoftware, mit seiner Keynote an. Er blickte auf die Entwicklung seit dem Start der Zusammenarbeit mit Aptean zurück: Auf einen ersten KI-Workshop für VLEX-Mitarbeitende im September 2025 folgte die Entwicklung des Formel-Assistenten. Im März 2026 wurde der KI-Einsatz auf weitere Unternehmensbereiche wie Marketing, Vertrieb, Beratung und Entwicklung ausgeweitet. Pfeil-Schneider erläuterte außerdem, wie Aptean One AI auf Basis von AppCentral Anwendungen, Daten und KI-Funktionen verbindet und berichtete von ersten Gesprächen mit VLEX-Kunden über Ideen für weitere Agenten.
Dabei gehe es um mehr als den technischen Zugriff auf Unternehmensdaten. KI-Agenten sollen auch den fachlichen Kontext eines Unternehmens berücksichtigen – etwa erkennen, ob es um einen Auftrag, eine Bestellbestätigung oder eine Anfrage geht – und nach den geltenden Regeln arbeiten.
Im Vortrag stellte Pfeil-Schneider vier KI-Agenten vor: einen Bestellbestätigungs-Agenten, einen Formel-Assistenten, einen Produktberater-Agenten sowie einen X-zu-Auftrag-Agenten. Letzterer kann Informationen aus E-Mails, PDFs und anderen Dokumenten für die Erfassung von Vertriebsaufträgen nutzen. Darüber hinaus skizzierte Pfeil-Schneider, wie VLEX individuelle Agenten gemeinsam mit Kunden entwickeln will.
„Die besten Ideen entstehen im Gespräch mit unseren Kunden. Ihre Erfahrungen und Anforderungen helfen uns, aus den Möglichkeiten von KI Lösungen zu entwickeln, die zu den Abläufen in ihrem Unternehmen passen. Das Kundenforum ist dafür ein wichtiger Ort des gemeinsamen Austauschs“, sagte Pfeil-Schneider.
Die Beispiele machten zugleich deutlich, dass ein KI-Agent nicht zwangsläufig vollständig autonom arbeiten muss. Je nach Anwendungsfall kann er Informationen aufbereiten, Arbeitsschritte vorbereiten oder Aufgaben übernehmen, die anschließend von einem Mitarbeitenden geprüft und freigegeben werden.
Auch das Rahmenprogramm bot Gelegenheit zum Austausch: Bei einer Stadtführung erkundeten die Teilnehmenden Waldenburg und erfuhren, warum die Stadt als „Balkon Hohenlohes“ bekannt ist. Nach dem Empfang in der Hotelbar kamen die Teilnehmenden zum gemeinsamen Abendessen im hoteleigenen Restaurant zusammen. Dort überraschte ein Zauberer die Gäste mit magischen Tricks direkt an den Tischen und gab dem ersten Forumstag einen besonderen, unterhaltsamen Abschluss.
DocuWare und engomo: Prozesse digital weiterdenken
Zum Auftakt des zweiten Veranstaltungstags stellte Marco Kilchenstein die Neuerungen der aktuellen DocuWare-Generation vor: eine überarbeitete Oberfläche, mobile Nutzung und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung. Er zeigte, wie diese Entwicklungen den Umgang mit Dokumenten im Arbeitsalltag verändern.
Wie sich individuelle Unternehmens-Apps mit der Low-Code-App-Building-Plattform engomo entwickeln lassen, zeigte Jens Stier, Gründer und CEO des Unternehmens. Im Mittelpunkt standen dabei die konkreten Erfahrungen der Kunden: Otto Golze & Söhne und die Woodpecker Group zeigten, wie sie digitale Anwendungen gemeinsam mit engomo und VLEX in ihren betrieblichen Abläufen einsetzen.
Vom Teppichlager bis zum Versand: Golze digitalisiert Abläufe
Als Hersteller von Teppichen, Fußmatten und textilen Bodenbelägen verbindet Otto Golze & Söhne GmbH unterschiedliche Abläufe in Lager, Produktion und Versand. VLEXmobile unterstützt dort die Sammel- und Palettenkommissionierung und führt Mitarbeitende wegeoptimiert durch die Aufträge. Auch die Fertigung von Wunschmaßteppichen ist eingebunden: Produktionsaufträge werden zurückgemeldet, Reststücke erfasst und für die weitere Verwendung dokumentiert. Im Versand unterstützen Scanvorgänge, Verpackungshinweise aus VlexPlus und eine angebundene Waage den Ablauf. Relevante Status- und Prozessinformationen sind jederzeit in VlexPlus ersichtlich.
Ein eigenes CRM für vielfältige Holzprozesse
Die Woodpecker Group AG, ein Schweizer Spezialist für Holz, Holzwerkstoffe und Baustoffe, berichtete über den Aufbau eines eigenen CRM-Systems. Statt ein Standardprodukt einzuführen, entwickelte das Unternehmen eine VLEXmobile App, die gezielt auf seine Arbeitsweise im Vertrieb zugeschnitten ist. Außendienstmitarbeitende wirkten im Projekt als Mitentwickler mit. Das CRM unterstützt sie dabei, den Vortag und anstehende Aufgaben im Blick zu behalten, Kunden zu filtern und zu vergleichen, Besuche zu planen sowie Informationen zentral im Kundendossier zu erfassen. Die Success Story zeigte damit nicht nur ein neues Tool, sondern auch ein Vorgehen: schlank starten, Anwender früh einbinden und auf den Erfahrungen aus vorangegangenen Digitalisierungsprojekten mit VLEX aufbauen.
VlexPlus 6.5: Neue Funktionen, klare Perspektive
Was passiert, wenn sich Regeln oder Stammdaten ändern – lässt sich eine früher berechnete Produktkonfiguration später noch exakt nachvollziehen? Mit dieser Herausforderung befasste sich Rainer Möbius, Product Manager bei VLEXsoftware, in seinem Ausblick auf VlexPlus Release 6.5. Eine neue Versionierung soll Änderungen an Stammdaten und Regeln transparent machen; ein festgelegter Berechnungszeitpunkt hält zugleich fest, welche Versionen in eine Konfiguration eingeflossen sind. Neue Analysewerkzeuge sollen außerdem Konfigurationskonflikte erkennen und ihre möglichen Auswirkungen auf Belege und Bestände sichtbar machen.
Auch bei der Formelsprache gibt es Neuerungen: VlexScript verbindet den Funktionsumfang von JavaScript mit den Parser-Funktionen der bisherigen VLEX-Scriptsprache. Möbius ordnete zudem die AppCentral-Integration und die EUDR-App ein. Die bereitgestellte AppCentral-Integration in VlexPlus eröffnet die Möglichkeit, KI-Unterstützung über alle Unternehmensbereiche hinweg in die betrieblichen Abläufe einzubinden.
Der Blick auf die Roadmap richtete sich auf weitere Herausforderungen der Planung: Künftig soll die Lieferterminermittlung auch Produktionskapazitäten berücksichtigen. Geplant sind zudem Erweiterungen für die Fremdbearbeitung und eine mehrstufige Verfügbarkeitsprüfung über mehrere Produktionsebenen hinweg. Der Ausblick verband damit konkrete Neuerungen in Release 6.5 mit den nächsten Entwicklungsschritten für komplexe Konfigurations- und Planungsprozesse.
Mit Aptean Intelligence zu neuen Möglichkeiten im VlexPlus ERP
Welche neuen Möglichkeiten entstehen, wenn ERP-Daten und KI-Funktionen zusammenwirken? Alexander Nindel, Project Manager bei VLEX, zeigte, wie AppCentral VlexPlus mit Aptean Intelligence verbindet. Die vertraute VlexPlus-Oberfläche bleibt dabei erhalten und ist auf verschiedenen Geräten nutzbar. Gleichzeitig können Anwender Informationen aus dem VlexPlus-ERP in natürlicher Sprache abfragen und KI-Agenten für konkrete Aufgaben einsetzen. AppCentral bündelt außerdem den Zugang zu Support, Produktinformationen und KI-gestützter Hilfe.
„AppCentral verbindet VlexPlus mit den Möglichkeiten von Aptean Intelligence. So können Kunden ihre ERP-Daten in natürlicher Sprache abfragen und KI-Agenten für konkrete Aufgaben einsetzen. Entscheidend ist, dass diese Funktionen im vertrauten Arbeitsumfeld ansetzen und die betrieblichen Abläufe unterstützen“, so Alexander Nindel.
KI-Agent live im Einsatz: Produktberater führt durch die Büroplanung
Im Vortrag „KI in der Anwendung: Realität statt Hype“ wurde der Produktberater-Agent nicht als Zukunftsszenario, sondern anhand eines konkreten Beispiels gezeigt. In der Live-Demo führte er mit Produkt- und Konfigurationsdaten der REISS Büromöbel GmbH durch die Ausstattung eines neuen Büros: von der Bedarfsklärung über die Produktauswahl bis zur Konfiguration. Der Agent unterstützte dabei, passende Produkte zu finden, Optionen zu prüfen und die Auswahl für ein Angebot vorzubereiten.
Die Demo machte auch die individuelle Gestaltung sichtbar: Produkte ließen sich mit Bildern, Oberflächen und Farben darstellen, während sich die Benutzeroberfläche an das Corporate Design des Unternehmens anpassen ließ. So wurde deutlich, dass AppCentral nicht auf eine Einheitslösung festgelegt ist, sondern sich – ähnlich wie VlexPlus – an die Anforderungen und den Auftritt eines Unternehmens anpassen lässt.
Wie aus einem konkreten Bedarf ein einsatzbereiter Agent wird, erläuterte der Vortrag ebenfalls: Anforderungen und Nutzen werden gemeinsam festgelegt, Datenlage und Risiken geprüft und Datenschutz sowie Berechtigungen berücksichtigt. Vor dem Einsatz im Produktivbetrieb stehen Pilot, Tests und Freigabe. Solche Agenten können Unternehmen dabei unterstützen, zusätzliche Umsatzpotenziale zu erschließen – etwa durch eine Beratung von Interessenten rund um die Uhr und durch Unterstützung der Mitarbeitenden im Unternehmen bei ihren täglichen Aufgaben.
Gemeinsam Erfahrungen teilen und Zukunft gestalten
Das 6. VLEX Kundenforum hat einmal mehr gezeigt, wie wertvoll der direkte Kontakt und der offene Austausch sind. „Das Kundenforum lebt vom persönlichen Austausch. Wenn Kunden ihre Projekte und Erfahrungen teilen, wird greifbar, welche Anforderungen sie im Alltag bewegen – und wo digitale Lösungen konkret unterstützen können. Dieser Dialog ist wichtig, um die nächsten Schritte gemeinsam zu gestalten.“, so Viktoria Viering, Principal, Marketing and Communication bei VLEX und Veranstaltungsleitung. Die vorgestellten Projekte gaben Einblicke in konkrete Erfahrungen aus Lager, Produktion, Versand und Vertrieb – und boten Anknüpfungspunkte für Gespräche über eigene Anforderungen und nächste Schritte. Gerade beim Thema KI ist dieser Dialog wichtig: Denn praxistaugliche Anwendungen entstehen, wenn technologische Möglichkeiten mit dem Wissen der Unternehmen um ihre Prozesse zusammenkommen. Mit VlexPlus 6.5, AppCentral und den gezeigten KI-Anwendungen wurde zugleich deutlich, wie VLEX und Aptean diesen Weg gemeinsam mit ihren Kunden weiterentwickeln wollen.
