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MEC legt mit VlexPlus ERP Grundstein für weiteres Unternehmenswachstum
Der stetig wachsende Artikel- und Kundenstamm und die fehlende Release-Fähigkeit brachte das Altsystem an die Grenzen seiner Leistungsfähigkeit, was sich vor allem in Performance-Einbußen, Workarounds und mangelnder Transparenz niederschlug.
Die Einführung der webbasierten und auf das Variantenmanagement spezialisierten VlexPlus ERP hat das Unternehmen nicht nur in puncto Prozesstransparenz und Stammdatenqualität wieder „auf Spur“ gebracht. Die Mitarbeiter können sich heute auch wieder auf die Kennzahlen im System verlassen und erfahren durch viele smarte Features wie etwa die Belegkette heute eine echte Unterstützung in ihrem Tagesgeschäft.
Die durchgängige Variantenlogik im System bietet zudem auch für die zweite Ausbaustufe nachhaltige Automatisierungspotenziale im Handling mit den komplexen Artikelstammdaten, Arbeitsplänen und Stücklisten.
Der im unterfränkischen Obertheres ansässige Motorradauspuff-Spezialist MEC ist Marktführer für elektronisch und mechanisch verstellbare Auspuffanlagen für Motorräder mit einer EG-Betriebserlaubnis. Mit Klappenauspuffanlagen, vorwiegend für die Marke Harley-Davidson, hat sich MEC in über 30 Jahren zur festen Größe in der Biker-Szene entwickelt. Die MEC Auspuffanlagen, die ausschließlich „Made in Germany“ im eigenen Fertigungswerk in Unterfranken von hoch spezialisierten Mitarbeitern gefertigt werden, stehen für Technik, Qualität und einen unverwechselbaren Sound. Darüber hinaus bietet das Unternehmen seinen Kunden einen umfassenden Service und einen Web-Konfigurator, um Auspuffanlagen zu individualisieren.
Ein Wachstumsschub, der mit dem Generationswechsel in der Geschäftsführung und Investitionen in ein neues Werk in den letzten fünf Jahren die Umsatz- und Mitarbeiterzahlen bei MEC verdreifachte, brachte nicht nur eine Vielzahl neuer Auspuffmodelle, sondern auch neue Herausforderungen in Fertigung und Verwaltung mit sich.
Mit der Erweiterung des schon umfassenden Harley-Davidson-Repertoires um Auspuffanlagen der Marke BMW hat sich der im System zu verwaltende Artikelstamm binnen eines Jahres nahezu verdoppelt. Das bislang eingesetzte ERP-System war jedoch nicht mehr update-fähig, konnte den neuen Anforderungen aber allein aus Performance-Gesichtspunkten schon nicht mehr gerecht werden. Dadurch kam es schließlich Ende 2015 zu der Entscheidung, das Altsystem gegen ein neues, flexibles und vor allem zukunftsfähiges System abzulösen.
Mit Unterstützung eines externen Unternehmensberaters wurden zunächst die wichtigsten Anforderungen an das künftige System in einem Lastenheft zusammengefasst. Im Rahmen des anschließenden Ausschreibungs- und Auswahlprozesses wurden daraufhin infrage kommende Lösungsanbieter kontaktiert und in Softwarepräsentationen auf ihre Eignung hin geprüft. „Da wir aus dem produzierenden Gewerbe kommen, war für uns vor allem die Abbildung und Optimierung der Auftrags- und Fertigungssteuerung von großer Bedeutung. Dafür ist ein gewisses Maß an Flexibilität in der Auftragserfassung notwendig, etwa um individuelle Kundenanforderungen berücksichtigen zu können“, fasst Pamela Kess, die das Unternehmen gemeinsam mit Geschäftsführer Christian Schütte in zweiter Generation leitet, zusammen.
„Da die Pflege der Stücklisten und Arbeitspläne mit den laufend neuen Auspuffmodellen stetig aufwändiger wird, sollte die neue Lösung zudem einen hohen Automatisierungsgrad im Handling der Artikel- und Auftragsdaten aufweisen – ohne den Erfassungsaufwand im System ausufern zu lassen. Nicht zuletzt haben wir die Lösungen auch anhand ihrer Ergonomie bewertet, denn Bedienkomfort und eine gefällige Oberfläche sind wichtige Voraussetzungen, damit unsere Mitarbeiter auch gerne damit arbeiten.“ Die Kulmbacher VLEXsoftware gmbh konnte mit der durchgängigen Belegkette und der aufgeräumten Oberfläche von VlexPlus schon zu Beginn ein gutes Bauchgefühl und Sicherheit vermitteln. „Man hat im System von VlexPlus verstanden, für die Abbildung der Prozesse ein gesundes Maß an erforderlichen und optionalen Angaben zugrunde zu legen – sowohl bei der Verwaltung der Stammdaten als auch bei der Erfassung und Abwicklung eines Auftrages. Denn unsere Mitarbeiter müssen schnell und produktiv damit arbeiten. Bei den täglichen Aufträgen in der Hauptsaison kommt es vor allem auf Effizienz und Transparenz an. Wir haben uns daher im Dezember 2015 für die Einführung der Software VlexPlus ERP entschieden und sind dann im Mai 2016 bereits mit der neuen Lösung in den Produktivbetrieb gegangen“, so die Firmenchefin weiter.
Seither kommt VlexPlus in nahezu allen Unternehmensbereichen – unter anderem mit den Modulen Einkauf, Vertrieb, Produktion, Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen, Disposition, Warenwirtschaft und Lager – zum Einsatz. Während die Mitarbeiter früher mit einer Eigenentwicklung, einem veralteten ERP-System und einem analogen Frühwarnsystem, im Tagesgeschäft arbeiten mussten, haben die Mitarbeiter bei MEC heute mit einem durchgängigen System alle laufenden Aufgaben und Abläufe im Blick. Da die Kommunikation heute weitgehend über das System läuft, ist der Abstimmungsaufwand bei Aufträgen zwischen den Abteilungen deutlich geringer.
„Die Dokumentation, die früher ebenfalls über diverse Insellösungen realisiert wurde, steht allen Prozessbeteiligten mit allen notwendigen Details direkt über das System zur Verfügung. So sind unsere Mitarbeiter, ob prozessbeteiligt oder nicht, jederzeit auskunftsfähig. Und wenn ein Prozess ins Stocken gerät, haben wir deutlich mehr Transparenz und können sehr frühzeitig reagieren“, erläutert Pamela Kess.
"Im alten System war die Verbuchung der Materialien sehr umständlich und die Rückverfolgbarkeit damit eingeschränkt, jetzt können wir die aktuellen Materialströme sozusagen auf Knopfdruck abrufen. Unser großer Vorteil ist die verbesserte Qualität der Daten: Unsere Mitarbeiter wissen, dass die Daten im VlexPlus-System absolut zuverlässig sind. Die Tatsache, dass die Kette von Dokumentationen, Materialbuchungen, Reservierungen etc. jederzeit verfügbar ist, ermöglicht nicht nur kontrolliertere Abläufe, sondern auch eine effizientere Auftrags- und Datenbankverwaltung."
Künftig könnte die neue Lösung auch außerhalb des Hauptsitzes in Obertheres Anwendung finden: Über den mobilen Webbrowser könnten etwa die Vertriebsaußendienst-Mitarbeiter auf dedizierte Cockpits zugreifen, um relevante Kunden- und Auftragsdaten in Echtzeit einzusehen. Mittelfristig könnten relevante Auftragsdaten über den Zugriff auf spezifische Auftragsmasken auch Agenten und Kunden zugänglich gemacht werden, um die laufenden Abstimmungs- und Kommunikationsprozesse zu vereinfachen. In einer weiteren Ausbaustufe könnte die Variantenlogik des Systems durchgängig abgebildet und die bislang noch getrennten Systeme ERP und Webshop mit Produktkonfigurator in einem System mit einer zentralen Datenbank konsolidiert werden – die Voraussetzungen dafür bringt VlexPlus bereits alle mit.