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MEVACO ist einer der führenden Anbieter von Streckmetallen, Lochblechen, Wellengittern und geschweißten Gittern. 2019 fusionierte MEVACO mit der dänischen RMIG-Gruppe zum größten Anbieter der Branche und erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2021 einen Gesamtumsatz von 178 Millionen Euro. Das Produktsortiment reicht von Standardprodukten bis zu individuell konfigurierbaren Produkten und Zubehörteilen. Über insgesamt zehn Standorte in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Frankreich, Italien, Ungarn und Polen sowie weitere Vertriebspartner in Belgien, den Niederlanden, dem Vereinigten Königreich, Skandinavien, Rumänien, Tschechien, Slowenien und im Baltikum erreicht MEVACO heute über 20.000 Kunden in ganz Europa.
Die Anbindung der zahlreichen MEVACO Tochter- und Vertriebsgesellschaften erfolgte zwar vielerorts über das bis dato eingesetzte ERP-System. Jedoch konnten die Auslandsgesellschaften mit dem damaligen ERP nicht einheitlich über eine zentrale Datenbank, sondern lediglich über viele separate Datensilos abgebildet werden. Dies machte nicht nur die Intercompany-Prozesse und die Auftragsabwicklung zwischen den einzelnen Gesellschaften unnötig komplex.
Auch der Aufwand zur Verwaltung der unterschiedlichen Datenbanken und Datenbestände bei MEVACO wuchs stetig an, bis die damalige Geschäftsführung 2014 die Einführung einer neuen, international einsetzbaren ERP-Software auf Basis einer einheitlichen Datenbank für alle MEVACO Standorte beschloss. Die Konsolidierung der heterogenen Datenbankstrukturen hat das Unternehmen gleich zum Anlass genommen, sich von den bestehenden Insellösungen im Bereich der Betriebsdatenerfassung und Fertigungssteuerung zu verabschieden, die künftig integriert über das neue ERP-System abgebildet werden sollten.
Gemeinsam mit einem externen Berater wurden auf Basis eines definierten Anforderungskataloges zunächst passende Lösungsanbieter vorselektiert. Die auf der „Shortlist“ vier verbliebenen Lösungen wurden dann im Anschluss in dedizierten Workshops eingehend auf ihre Eignung hin geprüft. Während die Lösungen die Prozesse noch überwiegend über den bestehenden Standard abbilden konnten, trennte sich schließlich bei der zugrundeliegenden Technologie die Spreu vom Weizen. Mit der VLEXsoftware gmbh war am Ende lediglich ein Systemanbieter in der Lage, das System länderübergreifend über eine zentrale Datenbank bereitzustellen. Die moderne Webarchitektur von VlexPlus, die sich besonders durch ihre Offenheit und Flexibilität auszeichnet, ließ darüber hinaus auch erwarten, dass künftige Erweiterungen und Systemanpassungen nicht nur vom Grunde her möglich, sondern auch vom Zeit- und Kostenaufwand in einem engen Rahmen umgesetzt werden können.
Der Zugriff über den plattformunabhängigen Webbrowser bot zudem den Komfort, dass sich Standorte, Anwender oder Drittsysteme wie das eigene Kanban-System für Lieferanten auf einfache Weise anbinden lassen, was die Lösungen der Wettbewerber in dieser Form nicht gewährleisten konnten. Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten von VlexPlus waren für die Geschäftsführung aber nicht nur infrastrukturelle Aspekte. Mit VLEXsoftware hatte MEVACO einen Partner auf Augenhöhe gefunden, bei dem die Chemie gleich auf mehreren Ebenen gestimmt hat – mit hoher Lösungs- und Variantenkompetenz, passenden Referenzen und mit der gleichen Sprache. Denn eine gute Kommunikation war ja schon deshalb erforderlich, da die branchen- und prozessspezifischen Anforderungen in gewisser Weise in die Sprache des Beraters und in die Entwicklersprache des Dienstleisters „übersetzt“ werden mussten. Die Kombination von Comarch als Technologiepartner mit international gut ausgebauten Infra- und Entwicklungsstrukturen und VLEX als mittelständischer Spezialist für komplexe Variantenthematiken gab MEVACO nicht nur die nötige Zukunftssicherheit. Es erwies sich auch operativ als günstiges Gefüge für eine professionelle Zusammenarbeit.
Mit der Entscheidung zur Einführung der neuen ERP-Software VlexPlus begann bereits die Vorbereitung für die anschließende Implementierungsphase und Migration der Artikelstammdaten. In den Echtbetrieb startete MEVACO mit der neuen Lösung schließlich zum 01. April 2015 u.a. in den Bereichen Produktionssteuerung, Disposition, Lager, Logistik und Versand sowie Finanz- und Rechnungswesen.
Dabei wurden die vorhandenen Prozessstrukturen von MEVACO in der neuen Lösung nahezu 1:1 abgebildet. Lediglich die Vertriebsprozesse wurden mit der Ablösung des Bestandsystems aus dem ERP herausgelöst: Denn mit der Erweiterung der Online-Kanäle und der Einführung eines Webshops haben sich für den Online- und Offline-Vertrieb redundante Prozesse entwickelt, die parallel gepflegt und programmiert werden mussten.
Dadurch, dass die Vertriebsmitarbeiter nun ihre Konfigurationen und Aufträge ebenfalls im Backend des Online-Shops hinterlegen, können auf diese Weise sämtliche Vertriebsaufträge über nur eine einzige Schnittstelle automatisiert in VlexPlus übernommen werden. Dies macht die Folgeprozesse bei MEVACO seither für die beteiligten Teams deutlich besser händelbar.
Als kundenorientiertes Unternehmen sichert MEVACO seinen Kunden das Versprechen zu, die noch zu produzierenden Waren innerhalb von vier Tagen auszuliefern. Um diese Liefergarantie zu gewährleisten, wird die Fertigungsreihenfolge der Aufträge bei MEVACO je nach Dringlichkeit dynamisch angepasst und die Auftragslisten mit einer Ampelfunktion versehen. Da die Fertigungssteuerung bis 2015 noch händisch in Excel-Listen erfolgte und aufwändig in das damalige ERP-System überführt werden musste, stellte dies die Prozesssteuerung und die Planung der Disposition stets vor enorme Anforderungen.
Mit der Integration der Fertigungssteuerung in VlexPlus fällt dieser Workaround mitsamt Fehlerquellen und Synchronisationsaufwand nun dauerhaft weg. Heute ist die Planung für die Mitarbeiter nicht nur in Echtzeit möglich, sondern auch deutlich komfortabler und transparenter. Dank einer eigens programmierten Schnittstelle erfolgt auch die Speditionsabwicklung heute durchgängig aus VlexPlus heraus. Die für das Unternehmen wichtigste Prozessverbesserung neben der nunmehr integrierten Fertigungssteuerung ist aber die Möglichkeit, die komplexen Intercompany-Prozesse vollständig in VlexPlus abzubilden.
Den Aufwand der Rechnungswesen-Abwicklung zwischen den Vertriebsgesellschaften, dem Hauptmandanten und der RMIG-Gruppe konnte MEVACO seither signifikant reduzieren, was die Verwaltung der Gesellschaften standortübergreifend nachhaltig entlastet. Im Zuge der Eingliederung von MEVACO in die RMIG-Gruppe wurden in 2019 in VlexPlus ebenfalls neue Organisationseinheiten eingerichtet, die über spezielle Prozesse und Schnittstellen an das ERP-System der Muttergesellschaft angebunden sind.
"Um die Bearbeitung von Rechnungen zu vereinfachen und die spezifischen Anforderungen lokaler Standorte zu erfüllen, haben wir auch die E-Rechnungs-Lösung von VLEX angebunden“, führt Martina Reich, Qualitätsmanagerin IT-Systeme bei MEVACO, aus. „Die E-Rechnung werden wir nun sukzessive für alle Länder und Standorte einführen. Damit wollen wir nicht nur einen einheitlichen Handling-Prozess rund um die Rechnungsverarbeitung und Archivierung sicherstellen, sondern auch die Grundlage für restriktivere gesetzliche Vorgaben in den kommenden Jahren schaffen.
Ähnliche Herausforderungen? Jetzt Kontakt aufnehmen!Auch die Planung der Produktionsaufträge wurde 2019 reorganisiert und nachhaltig verbessert: „Die Detailplanung in unseren VLEX Planungscockpits ist heute auf automatisiertem Wege möglich. Unsere Produktionsreihenfolge wird dabei im Produktionskonfigurator geplant und für den Produktionsauftrag optimiert an das ERP-System übergeben, wo die konfigurierten Artikel die nächsten Planungs- und Fertigungsschritte durchlaufen“, so Martina Reich weiter. „Mit der VLEX Projekt-App haben wir zudem eine weitere Anwendung eingeführt, um den gesamten Projektlebenszyklus systemgestützt zu steuern und das interne Reklamationsmanagement unternehmensübergreifend zu vereinfachen.“
Heute arbeiten 45 Anwender in nahezu allen Unternehmensbereichen mit VlexPlus. Darüber hinaus greifen auch die lokalen Steuerberater in Polen und Italien auf eine angepasste Sprachversion des Systems zu. Eine dedizierte Länderversion wurde, in Vorbereitung auf die rechtlich verbindlichen Vorgaben für QR-Rechnungen, 2020 für den Schweizer Standort eingeführt. „Im nächsten Schritt ist geplant, die Prozesse in der Lagerverwaltung weiter zu optimieren. Mit dem Einsatz von Tablets und dem mobilen VlexPlus Zugriff soll die Verwendung von Papierbelegen im Lager unterbunden und die Abläufe durchgängig digital abgebildet werden, um Laufwege zu reduzieren. Da gibt es noch großes Optimierungspotenzial. Künftig sollen Änderungen und Stornos direkt über die Lager App gemeldet werden können“, so Martina Reich.
